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法政大学女子高等学校

何よりも単純作業から開放されたのが、いちばんのメリットですね。

法政大学女子高校では、学歴、成績、進路等のうち事務順が係わる業務は依然として手作業で行われていた。作業自体も、ひとりが転記や計算し、それをもうひとりが間違いないかを点検するといった、1作業について2人がかりである。

「こういった手作業では、どうしても転記や計算ミスが発生しやすいんです。そのため、ひとりが転記や計算をする、それをもうひとりが間違いないかを点検するといった、1作業について2人がかりで行っていました。このような作業は緊張感を持続させつつ単純作業を延々と続けるという、肉体的にも精神的にもたいへんきつい作業なんです。スクールエイドの導入でこの単純作業から解放されたのが、なんといってもありがたいですね。」

手作業では卒業、進級、入学といった繁忙期に係担当職員だけで処理するには無理がある。そのため、他部門から応援をたのみ、人海戦術でなんとかこなしてきたという。

「その結果、残業時間も多くなってしまったんです。さらに学籍関連の基本データなどは、教職員が個々に作成していることもあるなど、トータルの作業としてみた場合、たいへん無駄な重複作業をしていたことになります。今はスクールエイドのデータベースに日々入力してますので、生徒ひとりひとりの入学から卒業、進路までの情報がボタンひとつで即座にとりだせるようになりました。」

各種成績情報や証明書の発行が短縮され、父兄の皆様にも好評です。

これまで固定書式に従った手作業による資料作成のみを行ってきたため、新たな資料を請求された場合の手間が多かった。そのため、データの有効活用の面でも一元管理が求められたという。

「イレギュラーな書式の資料が要求されるとたいへんです。各所からデータを集め、集計し、間違いを点検する。スクールエイドは教務に必要なデータがオラクルのデータベースで一元管理されているので、そこから必要情報を取り出し、OAソフトの知識があれば誰でもエクセルとかでビジュアル加工できます。簡単ですよ。」

「各種証明書類もシステムから一発出力できるので、ほとんどの書類が即日・即時発行できるようになりました。。なにより、各種成績資料や、調査書、通知表の出力が省力化されたので、我々が楽になり、本来業務に専念できるようになったのが大きいですね。」

講習会などのサポートが充実していたのも、ASPAC株式会社さんに決めた理由のひとつです。

導入にあたっては教員を含めて各社の説明や見学の機会を持ち、完成イメージをつくった。「年度始めにSIベンダー3社によるプレゼンテーションを受け、見積りあわせをしました。ハードウエアはスペックと台数のみを提示して、具体的なメーカーや機種はSIベンダーの提案を待ちました。実際に使用している帳票や各種データを見せ、これをシステム化するのに、ソフトウエア開発をいちからオーダーメイドとするか、既存のパッケージソフトに手を加えるかもベンダーの判断におまかせしました。」

その結果、基本パッケージの信頼性と安さ、導入実績の多さから判断して、スクールエイドを基本システムとし、入出力帳票を部分的にカスタマイズすることで決定した。開発・検証と細部の仕様確認の打ち合わせを並行して進めつつ、時期的に早く必要となる業務から優先順位をつけ開発をすすめていった。

「これも学校業務に必要な各種機能がモジュール化されているスクールエイドだからこそできたのでしょうね。ASPAC株式会社さんにはアクセスの講習会もしていただき、我々がシステムを使いこなすというヒューマンスキルの部分まで面倒をみてもらってます。パッケージソフトのリーズナブルな面、オーダーメイドの柔軟性、スクールエイドはその両方をもっているソリューションです。これからは我々がもっと使いこなせるよう講習会の機会を増やし、さらにホームページと連動した入試管理や卒業生コミュニティなどを視野に入れた利用拡大を考えています。」